Wenn wir von Papier sprechen, sprechen wir immer auch davon, dieses Papier zu digitalisieren, also zu scannen. Dazu stehen Ihnen alle handelsüblichen Tischscanner, Multifunktionsgeräte oder auch Großraumgeräte aller Hersteller zur Verfügung. Die bereits in Ihren Räumen vorhandenen Geräte können Sie ohne Probleme dafür verwenden. Auch die BvLArchivio App könnte für eine Digitalisierung und Archivierung eingesetzt werden.
IHRE DOKUMENTE, IHR WORKFLOW
Grundsätzlich haben Sie mit BvLArchivio zwei Möglichkeiten, Papierunterlagen zu archivieren. Erste Möglichkeit ist der manuelle Vorgang, zweite Möglichkeit ist der automatische Vorgang. Beim manuellen Vorgang scannen Sie das Dokument vom Scanner zu Ihrem Arbeitsplatz. Am Arbeitsplatz können Sie nun das Dokument auf Vollständigkeit prüfen. Anschließend bestimmen Sie den Ablageort und die Registratur. Mit der Registratur legen Sie fest, nach welchen Merkmalen das Dokument abgelegt und später im Archiv abrufbar sein soll. Zum Schluss wird das Dokument mit einem Klick in das Archiv übertragen.
Wie funktioniert die Automatische Papierarchivierung bei BvLArchivio
Mit der in BvLArchivio eingebauten ASF-Technik können Sie einzelne oder mehrere Dokumente am Scanner anlegen, wählen den entsprechenden Archivraum am Scanner aus und scannen den Vorgang direkt ins Archiv. Anschließend ist der Vorgang abgeschlossen und die Dokumente sind korrekt und automatisch im Archiv abgelegt.
Intelligente Suche dank Schrifterkennung
Wie werden die automatisch abgelegten gescannten Papierdokumente in BvLArchivio wiedergefunden? Die Ablage erfolgt über die Schrifterkennung. In BvLArchivio ist eine Schrifterkennungssoftware installiert. Diese OCR
(Schrifterkennung, Optical Character Recognition oder auch optische Zeichenerkennung genannt) in der neuesten Version sorgt für eine Arbeitserleichterung in Ihrem Büro. Sobald Ihre gescannten Papierdokumente in BvLArchivio übertragen wurden, liest die automatische Schrifterkennung alle Seiten aus dem Dokument aus. Sämtliche Begriffe und Zahlen aus dem Dokument werden dann in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert. Diese Datenbank speichert für jedes archivierte Dokument den Ablageort und den kompletten Inhalt aus dem gescannten Dokument. Sobald Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, beantwortet die Datenbank innerhalb von Sekunden Ihre Anfrage und stellt das Dokument zur Verfügung. Die in BvLArchivio eingebaute Texterkennung umfasst inzwischen mehr als eine normale OCR. Zusätzlich werden Methoden der Kontextanalyse, Intelligent Character Recognition (ICR), hinzugezogen, mit denen die eigentlichen OCR-Ergebnisse korrigiert werden können. So kann ein Zeichen, das eigentlich als „8“ erkannt wurde, zu einem „B“ korrigiert werden, wenn es innerhalb eines Wortes steht. Statt „8aum“ wird also „Baum“ erkannt. Diese zusätzlichen Methoden sind Bestandteil von BvLArchivio und sorgen für eine fehlerfreie Erkennung.
Eigene Registratur- und Ablagemerkmale
Wenn Sie sich nicht nur auf die Inhalte der Dokumente verlassen wollen, können Sie auch eigene Registratur- und Ablagemerkmale mitgeben. Die von Ihnen heute in Ihrem Papierarchiv verwendeten Archiv- und Ablagebeschriftungen bei Ordnern, Schränken oder Hängeregistraturen können komplett übernommen werden und somit in BvLArchivio 1 : 1 abgebildet werden.
Beispiel: Befehlsblatt
An dem Beispiel eines Befehlsblattes möchten wir zeigen, wie Sie eigene Archiv- und Ablagemerkmale schon zum Zeitpunkt des Scannens übergeben können und sich so viel Nacharbeit am Arbeitsplatz ersparen. Sie haben z. B. den Rücken eines Ordners mit den Merkmalen „2019/Januar/Rechnungen/Wareneingang“ beschriftet. Zukünftig beschriften Sie keine Ordner mehr. Jetzt erfolgt die Ablage im digitalen Archiv. Dafür beschriften Sie eine weiße Seite mit den Merkmalen, die bisher auf Ihren Ordnerrücken geschrieben wurden. Zusätzlich geben Sie auf der weißen Seite den Archivraum (%A%) mit an. Der Buchstabe %A% steht dafür, dass im Archivraum eins (Archivio 1) abgelegt werden soll. Die Begriffe %START% und %ENDE% markieren dem System Ihre Ordnungsmerkmale, also Ihre Registratur- und Ablagemerkmale.
Unbegrenzte Möglichkeiten
Statt eines Befehlsblattes können auch diverse andere Möglichkeiten genutzt werden, um Metainformationen mitzugeben. Stempeln Sie z. B. auf das Dokument Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale. Sie können aber auch Etiketten aufkleben. In selbst geschriebenen oder erstellten Dokumenten können Sie ebenfalls bereits die Ablage- und Ordnungsmerkmale mitgeben. Dadurch, dass Dokumente zusammen mit den Ablage- und Ordnungsmerkmalen (Metainformationen) gescannt werden, weiß BvLArchivio, wie und wo in BvLArchivio dieses Dokument abgelegt werden soll. Sollten Sie in der Lage sein, Barcodes zu drucken, können Sie auch mit aufgeklebten Barcodes Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale mitgeben. BvLArchivio kann alle gängigen Barcodetypen auslesen. Verfügen Sie bereits über Multifunktionsgeräte der neuesten Technik, könnten Sie zum Zeitpunkt des Scannens am Scanner bereits Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale mitgeben, indem Sie diese entweder am Scanner eingeben oder durch hinterlegte Buttons mit einem Klick auswählen. Sobald sich bei Ihnen Ablagevorgänge wiederholen und eine klare Regel in Ihrem Unternehmen vorliegt, wo und wie Dokumente abzulegen sind, z. B. Kassenbelege eines Monats, alle Eingangsrechnungen eines Monats, alle Vorgänge zu einem Projekt, können Sie zum Zeitpunkt des Scannens das Papierdokument mit den von Ihnen gewählten Registratur- und Ablagemerkmalen (Metainformationen) zusammen scannen. Mit dieser Technik ersparen Sie sich zeitaufwendige Nacharbeiten am Arbeitsplatz nach dem Scannen.