Print Embedded – die Schnittstelle zwischen Multifunktionsgerät und Accounting Server
Das Display des MFP – Kommunikationsterminal und Schaltzentrale für das gesamte Accountingsystem!
Am MFP- Display werden Multifunktionsprodukte (MFP) auf einfache und sehr komfortable Art in eine bestehende oder neu aufzubauende Authentisierungs- und Abrechnungsinfrastruktur integriert.
Basierend auf der Hersteller Offenen- System- Architektur (OSA) Technologie wird eine konsequente, einheitliche und einfache Nutzerführung direkt über das Touch-Display des MFP ermöglicht: Login, Auswahl von Kostenstellen und Druckjobs, Rückmeldungen vom System – alles erfolgt direkt am Touchpanel des MFP ohne den Einsatz externer Terminals.
Der MFP liefert nach dem Druck-, Kopier- oder Scanjob die exakten Abrechnungsdaten direkt an den Server, der sie für weitere Auswertungen bereit hält. Über die Abrechnung hinaus bietet das System auch vielfältige Sicherheits- und Komfortfunktionen zur Optimierung des Dokumenten-Workflow.
Das integrierte Scan2Me Modul erlaubt es nahezu alle Scanaufgaben direkt am MFP zu erledigen:
->Scan an persönliche Email
->Scan an Homefolder
->Scan an Empfänger aus persönlichem MS Exchange Adressbuch
->Scan an Fax-Server
->Scan an Netzwerkfreigaben und deren Unterverzeichnisse
->OCR Verarbeitung der gescannten Dokumente (Option)
->Scan an persönliche Favoriten
->Scan mit globalen oder NTFS-Rechten der Benutzer
->Display des MFP – User / PWD
->Display des MFP – Scan2Mail
Vorteile und Nutzen
Kostensenkung:
Studien belegen Einsparungen von bis zu 30% durch Document Accounting.
Flexibilität:
Einfache Integration in Windows-/Netware Netzwerke, LDAP/AD/NDS-Support.
Kostentransparenz:
Alle Transaktionsdaten stehen übersichtlich zur weiteren Auswertung zur Verfügung. Die Berechnung/Verteilung von Kosten auf Benutzer, Abteilungen, Projekte/Mandanten oder Kostenstellen wird nun möglich.
Limitierung/Budgetierung:
Nutzerbudgets bieten volle Kostenkontrolle und begrenzen das Outputvolumen.
Berechtigungen:
die Rechtevergabe für Farbe und Gerätefunktionen optimiert den Einsatz der MFPs.
Sicherheit:
Druckjobs werden erst nach Authentisierung ausgegeben – vertrauliche Dokumente liegen nie mehr unbeaufsichtigt im Ausgabefach.
Komfort:
Alle MFP verhalten sich gleich, dies vereinfacht die Anwendung, erhöht die Akzeptanz und minimiert Fehlbedienungen. Durch den Einsatz von kontaktlosen Karten wird die Anmeldung kinderleicht.
DocuAnyWhere:
Sie melden sich an einem beliebigen MFP an – der Druckjob folgt Ihnen. Wartezeiten und lange Wege werden so vermieden.
Workflow:
zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es den für Sie optimierten Workflow zu realisieren.
Funktionen
Benutzeranmeldung
->Benutzername
->Benutzername & Passwort (AD / NDS / LDAP)
->Benutzeralias
->Benutzer-ID (alpha / numerisch)
->ID-Karte
->Autovervollständigung
->FreeCopyButton (SW & Farbe)
Accounting
->Drucke
->USB-Druck
->Kopien
->Scans
->Fax
->unterschiedliche Preise Druck/Kopie/Scan
Kostenstellen
->globale Kostenstellenliste
->benutzerspezifische Kostenstellen
->Unterkostenstellen
->Kostenstellen-Komfortsuche
->manuelle Kostenstelleneingabe
->Autokostenstelle (z.B. aus AD)
Budgetierung
->Budget pro Benutzer
->Free Quota
->Budgetüberschreitung bis Limit
->automatisiertes Budgetmanagement
->bediente & selbsbediente Budgetaufladung
Druckausgabe
->persönliche Druckjobliste
->Jobs drucken (einzeln, selektiv, alle)
->Jobs löschen
->Job nach Drucken nicht löschen
->Jobvorschau der ersten Seite (Preview)
->TeamPrint (Stellvertreter können Jobs drucken)
->Quick Print
Scan2Me
->Scan2Mail
->Scan2Folder
->Scan2Fax
->Benutzer- Emailadresse / -Homefolder aus AD / LDAP
->MS Exchange Integration
->Zugriff auf persönliches Exchange Adressbuch
->Scanziele können als persönliche Favoriten gespeichert werden
->OCR Modul (Option) erstellt durchsuchbare Dateien (.PDF/PDFA, .DOC, .ODT, .TXT)
Voraussetzung
->Kontaktloser Kartenleser zur Authentisierung am MFP
->Pcounter embedded für MFP erfordert den Accountingserver Pcounter PRO und Multifunktionsgeräte mit Embedded Funktionalität.
Für Scan2ME
->MFP mit Farb-Display (WideVGA oder SWideVGA Auflösung)
aktuelle Gesetzesfassung der DSGVO, Stand 11/2019 Kapitel 4 Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter Artikel 28 legt folgendes fest:
Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag eines Verantwortlichen, so arbeitet dieser nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen diese Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.